우선순위 정하는 방법과 시간 분배 전략
시간을 절약하고 효율적으로 활용하고 싶다면, 단순히 '빨리 일하는 기술'보다 더 중요한 것이 있습니다.
바로 **무엇부터 할지 결정하는 힘, 즉 ‘우선순위 정하는 방법’**입니다.
해야 할 일은 넘쳐나지만, 시간은 한정되어 있습니다.
결국 가장 중요한 일을 먼저 처리하는 것이 진짜 시간 절약이며,
이 글에서는 초보자도 실천 가능한 우선순위 설정법과 시간 분배 전략을 구체적인 예시와 함께 안내드리겠습니다.
왜 우선순위 설정이 중요한가?
- 일을 빨리 처리해도, ‘중요하지 않은 일’에 시간을 쏟으면 성과는 낮습니다.
- 할 일만 잔뜩 적어놓고 우선순위를 정하지 않으면, 의사결정 피로가 쌓여 시간만 흐릅니다.
- 반대로, 중요한 일을 선별하고 먼저 처리하면 집중도는 올라가고 스트레스는 줄어듭니다.
즉, ‘무엇을 먼저 하느냐’는 단순한 정리의 문제가 아니라, 성과의 본질적인 기준이 됩니다.
1. 아이젠하워 매트릭스로 일 구분하기
미국 대통령 드와이트 아이젠하워가 사용한 시간 관리 프레임입니다.
일을 중요성과 긴급성에 따라 4가지로 나누는 방식입니다.
| 1사분면 (긴급 + 중요) | 당장 처리해야 할 핵심 업무 | 마감일 임박 보고서, 응급 상황 |
| 2사분면 (긴급 X + 중요) | 계획 세우고 몰입해야 할 일 | 건강관리, 자기계발, 관계 구축 |
| 3사분면 (긴급 + 중요 X) | 방해받지만 꼭 할 필요는 없음 | 즉시 답장 요청, 잡담, 소소한 회의 |
| 4사분면 (긴급 X + 중요 X) | 시간 낭비 요소 | 무의미한 SNS, 유튜브 과몰입 |
가장 집중해야 할 영역은 2사분면입니다.
이곳에 시간을 쓰면 인생이 장기적으로 개선됩니다.
2. ABCDE 우선순위 시스템 활용
간단하지만 강력한 실천 기법입니다. 할 일을 다음 기준으로 나눕니다.
- A (반드시 해야 할 일): 하지 않으면 큰 문제가 생기는 일
- B (하면 좋은 일): 해두면 좋지만 A보다 급하지 않은 일
- C (해도 안 해도 무방한 일): 성과와 직접 관련 없는 일
- D (위임할 수 있는 일): 다른 사람이 해도 되는 일
- E (제거 가능한 일): 애초에 할 필요가 없는 일
하루 업무 리스트를 적고 각 항목에 알파벳을 붙여보세요.
시간은 A에 먼저 배분하고, B는 여유가 있을 때, D는 위임하는 연습을 합니다.
3. 하루 시간 분배 기준: 골든타임 활용하기
우리 뇌의 에너지는 하루 종일 동일하지 않습니다.
자기만의 집중력이 높은 ‘골든타임’을 파악해 중요 업무를 배치하는 것이 핵심입니다.
시간대별 업무 추천
| 오전 9시~11시 | 창의적 사고, 기획, 쓰기, 복잡한 문제 해결 |
| 오후 1시~3시 | 반복 업무, 처리성 작업, 루틴 업무 |
| 오후 4시~6시 | 소통, 회의, 마무리 정리, 내일 준비 |
Tip: 본인의 컨디션이나 생체 리듬에 따라 다를 수 있으므로 실험해보며 조정하는 것이 중요합니다.
4. ‘하지 않을 일’도 정리하라
우선순위를 정할 때 간과되는 영역이 바로 ‘하지 않을 일’입니다.
하지 않을 일을 미리 정해두면, 매 순간 방해받을 때 기준 있게 거절할 수 있습니다.
하지 않을 일 예시
- 회의 중 스마트폰 확인
- 중요한 시간에 메시지 알림 허용
- 업무 시간 중 의미 없는 뉴스 탐색
- 무계획한 인터넷 쇼핑
이런 소소한 시간 누수를 줄이는 것만으로도, 하루 1시간 이상 절약할 수 있습니다.
5. 주간 단위로 큰 흐름을 계획하라
우선순위는 하루 단위뿐 아니라 주간 단위의 큰 흐름으로도 정리해야 합니다.
매주 월요일 아침 또는 일요일 저녁, 한 주의 A급, B급 과제를 미리 정리해보세요.
주간 우선순위 플랜 예시
| 이번 주 꼭 처리할 A급 업무 | ○○ 마감, ○○ 상담 예약 |
| 준비가 필요한 B급 업무 | 교육 수강 신청, 독서 1권 |
| 루틴성 반복 업무 | 주간 회의, 건강식단, 운동 3회 |
| 버릴 일 | SNS 하루 30분 제한, 쇼핑몰 탐색 자제 |
이런 방식으로 큰 흐름을 정리하면, 당일 선택에 쏟는 에너지를 아낄 수 있습니다.
요약: 우선순위 정리와 시간 분배 핵심 전략
| 아이젠하워 매트릭스 | 중요+긴급 구분으로 업무 구획 정리 |
| ABCDE 정리법 | 실행해야 할 일의 가치 분류 |
| 골든타임 배치 | 두뇌 컨디션에 맞춘 시간 활용 |
| 하지 않을 일 정하기 | 불필요한 선택 줄이고 집중 강화 |
| 주간 단위 흐름 정리 | 방향성과 구조 유지에 효과적 |
마무리하며
우선순위를 정하는 것은 일이 아니라, 삶의 중심을 세우는 작업입니다.
무엇부터 할지를 아는 사람은 그날의 2시간만으로도 다른 사람의 8시간보다 깊이 있는 성과를 낼 수 있습니다.
당신의 할 일 목록은 무엇으로 가득 차 있나요?
오늘부터는 단순히 적는 것을 넘어서, **‘선택하고 배치하는 연습’**을 시작해보세요.
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